Zentral verwaltete E-Mail-Signaturen sind in vielen Unternehmen weiterhin nicht Standard – obwohl jede E-Mail einen Eindruck hinterlässt. Unklare Formatierungen, fehlende Pflichtangaben oder uneinheitliches Design wirken schnell unprofessionell. Dabei gibt es längst eine einfache Lösung: Mit CodeTwo Email Signatures 365 verwalten Sie alle Signaturen zentral – automatisiert, rechtssicher und im Corporate Design.
Warum zentral verwaltete E-Mail-Signaturen so wichtig sind
Ob Impressumspflicht, Corporate Identity oder Marketingaktionen: Einheitliche E-Mail-Signaturen sorgen für Klarheit, Vertrauen und Professionalität. Gleichzeitig müssen sie den aktuellen Anforderungen entsprechen – rechtssicher, markenkonform und anpassbar. Doch in der Praxis ist das oft umständlich. Unterschiedliche Geräte, manuelle Pflege oder veraltete Vorlagen machen die zentrale Verwaltung zur Herausforderung.
CodeTwo 365 – die Lösung für zentral verwaltete E-Mail-Signaturen
Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie Outlook-Signaturen zentral verwalten – ganz ohne Eingriff durch die Mitarbeitenden. Die Signaturen werden automatisch beim Versand über Microsoft 365 hinzugefügt, unabhängig davon, ob Ihre Teams mit Outlook am PC, mit Apple Mail oder über das Smartphone arbeiten.
Das bedeutet: Einmal eingerichtet, erscheinen Ihre Signaturen immer im richtigen Layout – mit Logo, CI-konformem Design, rechtssicherem Impressum und optionalen Kampagneninhalten. Änderungen lassen sich in wenigen Minuten zentral ausrollen – ohne Schulung, ohne Nachbearbeitung.
Wie funktionieren zentral verwaltete E-Mail-Signaturen technisch?
Die Lösung nutzt ein Cloud-Service-Prinzip: Beim E-Mail-Versand über Microsoft 365 wird die Signatur zentral über die CodeTwo-Plattform hinzugefügt. Die Endgeräte bleiben davon unberührt. Das hat den Vorteil, dass keine Plug-ins oder Add-ins installiert werden müssen – und alle E-Mails unabhängig vom Gerät oder Standort mit der richtigen Signatur versehen sind.
Dank der benutzerfreundlichen Weboberfläche können IT-Admins oder Kommunikationsverantwortliche Regeln und Layouts individuell anpassen – zum Beispiel nach Abteilung, Standort oder Position. Das macht die Verwaltung effizient und skalierbar.
Zentral verwaltete Signaturen einrichten – mit Unterstützung von fomedia
Als offizieller CodeTwo-Partner unterstützen wir Sie gerne bei der Einführung. Von der technischen Einrichtung über die Gestaltung Ihrer Vorlagen bis zur Schulung Ihrer Admins übernehmen wir alle Schritte, damit Ihre Signaturen einheitlich, rechtskonform und zukunftssicher umgesetzt werden.
Auch bei individuellen Anforderungen, wie Kampagnen-Signaturen oder mehrsprachigen Vorlagen, stehen wir Ihnen beratend zur Seite.
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Sie möchten mehr über CodeTwo Email Signatures 365 erfahren oder Ihre Outlook-Signaturen zentral verwalten? Dann melden Sie sich gerne unter vertrieb@fomedia.com oder rufen Sie uns an unter 09191 351 914-0. Wir zeigen Ihnen, wie einfach die Umsetzung sein kann.